WealthCap

WealthCap vergibt zum 1. April 2012 das Facility Management ihrer Shoppingcenter an Sauter FM GmbH

Die Erwartungen an das Team vor Ort waren von Beginn an hoch: Das Facility Management in den fünf luxuriösen Einkaufszentren der WealthCap soll komplett umgestaltet werden. Die Herausforderung besteht darin, dass die Gebäude völlig unterschiedlich gestaltet und konzeptioniert sind. In Potsdam beispielsweise sind 65 Geschäfte in die Bahnhofspassagen integriert. Rund 60.000 Kunden und Bahnreisende tummeln sich hier täglich. «Zu den Stoßzeiten ist es hier wesentlich voller als in den anderen Zentren», so Olaf Saddey, Leiter der Start-up-Phase bei SAUTER, der seit Januar vor Ort ist.

Bei Veranstaltungen, die in Potsdam stattfinden, kommen meist große Besucherströme gleichzeitig, da muss von der Beleuchtung über die Klimatisierung bis zur Rolltreppe und dem Sicherheitsmanagement alles funktionieren. Auch unterschiedliche Ladenöffnungszeiten müssen berücksichtigt werden. «Wir erwarten uns ein professionelles Property Management unter Berücksichtigung des laufenden Center Betriebs», sagt Stephan Klemmer, Geschäftsführer der WealthCap Real Estate Management GmbH, über die weitere Zusammenarbeit mit SAUTER.

Hier zeigt sich: Das Facility Management spielt sich hauptsächlich im Hintergrund ab. Der Dienstleister hat die Verantwortung für alle technischen und infrastrukturellen Leistungen inne und übernimmt damit einen Service, der dem Wohl der Besucher und Mieter der Shoppingcenter dient. Letztendlich sind moderne Einkaufszentren Erlebniswelten, in denen sich die Menschen wohl und sicher fühlen sollen.

Um den Überblick zu behalten, hatte SAUTER im Voraus eine maßgeschneiderte Datenbank für sämtliche Objekt- und Anlagendaten entwickelt. «Wir haben nach den Vorgaben von WealthCap eine Plattform erstellt, die immer wieder optimiert wurde, beispielsweise mit zusätzlichen Funktionen und Applikationen», erklärt Saddey.

In der Datenbank wird unter anderem der Lebenszyklus jeder einzelnen Anlage – von der Rolltreppe bis zum Aufzug – genauestens dokumentiert und ist via ExtraNet sowohl für den Facility Manager als auch den Auftraggeber jederzeit einsehbar. Ferner war vorab ein Plan zur Reduzierung der Energiekosten vereinbart worden. Danach müssen nun in regelmäßigen Abständen die Verbrauchswerte vorgelegt werden.

Schwachstellen aufdecken und Energieverbrauch senken

Diese Daten werden zunächst etwa ein Jahr lang gesammelt und dann ausgewertet. Das Software-Programm EMS visualisiert die Daten und deckt Schwachstellen im Energieverbrauch auf. Auf diese Weise kann der Strombedarf im Verhältnis zu Nutzfläche und Zeit berechnet werden. SAUTER erstellt daraufhin ein Konzept zur nachhaltigen, energieeffizienten Gebäudenutzung.

Bis dahin müssen die fünf Gebäude, die täglich über zwölf Stunden von zehntausenden Besuchern frequentiert werden, einheitlich betrieben und sowohl technisch als auch infrastrukturell gemanagt werden. «Etwa 80 Prozent unserer Arbeit besteht darin, die Objekte zu begehen und von der Gebäudereinigung über die Gebäudesicherheit bis hin zur Technik alles zu überprüfen», erklärt Christian Bornemann, Key Accounter bei SAUTER. Die Ergebnisse und Messwerte der Begehung werden anschließend ins System eingespeist und können jederzeit abgerufen werden. So kann beispielsweise ein Abgleich zwischen den Soll- und Istwerten erfolgen.

Lückenlose Dokumentation

Ferner erfolgt die regelmäßige Bestandsdokumentation anhand einer Checkliste. Dazu wurden Anlagenpläne, Betriebsanleitungen und Architektenpläne digitalisiert und im System gespeichert, sodass die Dokumente jederzeit eingesehen werden können. Formulare, Dokumentationen und Protokolle spielen in zweierlei Hinsicht eine wichtige Rolle. Zum einen können nur so Wartung und Instandhaltung gesichert werden, da in einer Übersicht festgehalten ist, welche Verbrauchsmaterialien parat liegen und welche nicht. «Zum anderen ist die lückenlose Dokumentation im Schadensfall von entscheidender Bedeutung für die Versicherungsleistung», so Saddey.

Bis zur Übernahme am 1. April waren die Mitarbeiter von SAUTER seit Januar täglich viele Stunden im Einsatz, um sich bis in den letzten Winkel des Gebäudes auszukennen. Notfälle wie Wasserrohrbrüche, Feuerwehreinsätze und Evakuierungsmaßnahmen wurden geprobt. «Das Sicherheitsmanagement steht immer an erster Stelle», sagt Saddey.